Nền tảng làm việc số
Triển khai Google Workspace cho doanh nghiệp
Google Workspace cho phép doanh nghiệp dùng Gmail với tên miền riêng, cùng Drive, Meet, Calendar và các ứng dụng soạn thảo chạy trên trình duyệt. KDIGI cấu hình, chuyển email từ hệ thống cũ và hướng dẫn nhân viên. Bạn có địa chỉ email chuyên nghiệp, tài liệu dùng chung và quyền truy cập do công ty kiểm soát.
- Phù hợp với
- Đội làm việc trên trình duyệt, cần cộng tác thời gian thực
- Thời gian triển khai
- Thường 1–3 tuần tùy số tài khoản và dung lượng dữ liệu
- Bàn giao
- Tài khoản đã cấu hình, email đã chuyển, quy tắc bảo mật, tài liệu
- Bản quyền
- Mua từ Google hoặc đại lý được ủy quyền, tính riêng
Google Workspace là gì?
Google Workspace là bộ ứng dụng làm việc của Google dành cho tổ chức. Gói gồm Gmail dùng tên miền của công ty, Drive và ổ đĩa dùng chung, Meet để họp, Calendar, Docs, Sheets, Slides và trang quản trị để cấp tài khoản. Các ứng dụng chạy trên trình duyệt nên nhiều người sửa cùng một tài liệu cùng lúc.
Khi nào nên chọn Google Workspace
Muốn Gmail nhưng với tên miền công ty
Nhân viên đã quen giao diện Gmail, còn khách hàng cần thấy địa chỉ theo tên miền của doanh nghiệp.
Nhiều người cùng sửa một tài liệu
Bảng tính và văn bản phải được nhiều người cập nhật cùng lúc, không thể gửi file qua lại.
Dữ liệu nằm trên máy cá nhân
Tệp công việc lưu trên máy từng nhân viên. Máy hỏng hoặc mất là mất dữ liệu, người nghỉ là mất tệp.
Đang dùng email của hosting
Hộp thư dễ đầy, thiếu lịch dùng chung và khó đồng bộ trên điện thoại, nên bạn muốn chuyển sang nền tảng ổn định hơn.
Hạng mục triển khai Google Workspace
Đăng ký và xác minh tên miền
Tạo tổ chức, xác minh tên miền, cấu hình MX, SPF, DKIM và DMARC để thư gửi đi được nhận đúng và hạn chế bị coi là thư rác.
Tài khoản, nhóm và email dùng chung
Tạo hộp thư cá nhân, nhóm thư chung như kinhdoanh hay hotro, bí danh và cấu trúc đơn vị tổ chức theo phòng ban.
Chuyển email từ hệ thống khác
Đưa thư, lịch và danh bạ từ cPanel mail, Microsoft hoặc Gmail cá nhân sang, theo từng nhóm người dùng.
Drive và ổ đĩa dùng chung
Thiết kế ổ đĩa dùng chung theo phòng ban, quy tắc đặt tên, phân quyền xem hoặc sửa và giới hạn chia sẻ ra ngoài.
Meet, Calendar và Chat
Cấu hình lịch dùng chung, phòng họp, cách đặt lịch với khách bên ngoài và nhóm chat theo công việc.
Bảo mật và đào tạo
Bật xác minh hai bước, đặt vai trò quản trị, chính sách mật khẩu, rồi hướng dẫn nhân viên và quản trị viên nội bộ.
Không bao gồm
- Giá bản quyền Google Workspace, do Google hoặc đại lý được ủy quyền báo
- Phần mềm nghiệp vụ riêng của công ty ngoài các ứng dụng trong gói
- Thiết bị đầu cuối và quản lý thiết bị chuyên sâu, trừ khi đã thỏa thuận
Quy trình triển khai Google Workspace
Khảo sát nhu cầu
KDIGI xác định số tài khoản, nơi đặt email hiện tại, dung lượng cần chuyển và những ứng dụng bên thứ ba đang gắn với tài khoản email.
Bàn giaoBản khảo sát và kế hoạchThiết lập tổ chức và tên miền
Bạn tạo hoặc cấp quyền để KDIGI tạo tài khoản quản trị, xác minh tên miền bằng bản ghi DNS và chuẩn bị sẵn bản ghi thư.
Bàn giaoTổ chức đã xác minhThiết kế cấu trúc
Cấu trúc đơn vị tổ chức, nhóm thư và ổ đĩa dùng chung được vẽ ra để bạn duyệt, kèm quy tắc chia sẻ ra ngoài và vai trò quản trị.
Bàn giaoThiết kế cấu trúc tài khoảnChuyển dữ liệu
Email, lịch, danh bạ và tệp được chuyển thử với một vài tài khoản. Sau khi kiểm tra, các tài khoản còn lại chuyển theo đợt và MX đổi vào ngày đã báo.
Bàn giaoBáo cáo chuyển dữ liệuBật bảo mật
Xác minh hai bước được bật theo lộ trình, tài khoản quản trị tách riêng, chia sẻ công khai bị giới hạn và cảnh báo hoạt động bất thường được bật.
Bàn giaoBộ thiết lập bảo mậtĐào tạo nhân viên
Nhân viên học cách dùng Gmail trên điện thoại, đặt lịch họp, lưu và chia sẻ tệp đúng chỗ, với tài liệu hướng dẫn ngắn để xem lại.
Bàn giaoTài liệu và buổi đào tạo
Thành phần được cấu hình
Thành phần cụ thể tùy theo gói bản quyền bạn mua.
Giao tiếp
- Gmail
- Calendar
- Meet
- Chat
Tài liệu
- Drive và ổ đĩa dùng chung
- Docs
- Sheets
- Slides
Quản trị
- Trang quản trị Admin
- Xác minh hai bước
- Nhóm và đơn vị tổ chức
Vì sao chọn KDIGI triển khai Google Workspace
Xử lý cả DNS và email
KDIGI có dịch vụ tên miền, nên cấu hình bản ghi xác minh và bản ghi thư trong một lần, không phải chờ nhiều bên.
Kết nối với tự động hóa
Dữ liệu trong Sheets và Gmail có thể nối với n8n để tạo báo cáo, gửi thông báo hoặc ghi form vào bảng tính.
Tư vấn theo nhu cầu
KDIGI triển khai cả Google Workspace, Microsoft 365 và Lark Suite, nên sẽ nói rõ khi nền tảng khác phù hợp hơn với đội của bạn.
Câu hỏi thường gặp về Google Workspace
Chưa thấy câu trả lời bạn cần?
Gửi câu hỏi của bạn, KDIGI sẽ trả lời qua điện thoại hoặc email.
Gửi câu hỏiGiá bản quyền Google Workspace tính như thế nào?
Bản quyền tính theo người dùng và theo gói, do Google hoặc đại lý được ủy quyền báo giá. Giá và gói có thể thay đổi nên KDIGI không niêm yết. Bạn trả phí triển khai cho KDIGI gồm cấu hình, chuyển dữ liệu và đào tạo, còn bản quyền thanh toán theo cách bạn chọn mua.
Chuyển email từ hosting sang Google Workspace có mất thư không?
Không nếu làm đúng quy trình. Thư cũ được sao chép sang hộp thư mới theo từng đợt, bản ghi MX chỉ đổi sau khi đã kiểm tra thử. Trong lúc đổi, KDIGI chọn thời điểm ít thư để giảm rủi ro. Thư quá lớn hoặc hỏng sẽ được liệt kê để xử lý riêng.
Tôi có thể giữ địa chỉ email đang dùng không?
Có. Địa chỉ như ten@congty.vn được giữ nguyên, chỉ nơi lưu thư thay đổi. Bạn cũng có thể tạo bí danh, ví dụ lienhe và kinhdoanh cùng về một hộp thư. Nhân viên chỉ cần đăng nhập lại và cài lại tài khoản trên điện thoại.
Dữ liệu của nhân viên nghỉ việc xử lý thế nào?
Quản trị viên có thể chuyển quyền sở hữu tệp sang người khác, đặt chuyển tiếp thư và lưu hoặc xóa tài khoản theo chính sách của công ty. KDIGI cấu hình quy trình này ngay từ đầu và hướng dẫn quản trị viên nội bộ để việc nghỉ việc không làm mất dữ liệu.
Bảo mật trên Google Workspace cần bật những gì?
Tối thiểu là xác minh hai bước cho mọi người dùng, quản trị viên riêng có phân quyền hạn chế, kiểm soát chia sẻ công khai và cảnh báo đăng nhập lạ. Tính năng nâng cao phụ thuộc gói bản quyền. KDIGI liệt kê các mục này trong đề xuất để bạn quyết định mức phù hợp.
Sau khi triển khai tôi liên hệ ai khi có vấn đề?
Với lỗi cấu hình, tài khoản và cách dùng, bạn liên hệ KDIGI theo phạm vi hỗ trợ ghi trong hợp đồng. Sự cố hạ tầng của Google do Google xử lý. Nên có một quản trị viên nội bộ nắm các việc cơ bản như đặt lại mật khẩu và thêm tài khoản.
Dịch vụ và giải pháp liên quan
Nền tảng làm việc số
Digital Workplace
Nền tảng làm việc số
Microsoft 365
Hạ tầng & bảo mật
Tên miền
Chiến lược & tự động hóa
Tự động hóa quy trình
Cập nhật
Gửi yêu cầu cho KDIGI
Cho KDIGI biết bạn cần gì. Đội ngũ sẽ liên hệ lại để trao đổi chi tiết.