Nền tảng làm việc số
Digital workplace: không gian làm việc số cho doanh nghiệp
Digital workplace là nơi nhân viên dùng chung email, chat, tài liệu và công việc trên các thiết bị khác nhau, với quyền truy cập do công ty kiểm soát. KDIGI giúp doanh nghiệp chọn nền tảng phù hợp, cấu hình và chuyển dữ liệu sang. Bạn có một cách làm việc thống nhất thay cho tài khoản cá nhân và tệp gửi qua lại.
- Phù hợp với
- Doanh nghiệp từ vài người đến vài trăm người, làm việc ở nhiều nơi
- Thời gian triển khai
- Thường 2–6 tuần tùy số người dùng và lượng dữ liệu cần chuyển
- Bàn giao
- Tài khoản đã cấu hình, cấu trúc thư mục, quy tắc bảo mật, tài liệu
- Nền tảng
- Microsoft 365, Google Workspace hoặc Lark Suite
Digital workplace là gì?
Digital workplace, hay không gian làm việc số, là tập hợp công cụ giúp nhân viên liên lạc, soạn tài liệu, giao việc và phê duyệt mà không phụ thuộc vào một văn phòng hay một máy tính. Công ty quản lý tài khoản, phân quyền và dữ liệu tập trung. Có nhiều nền tảng đáp ứng nhu cầu này, chọn cái nào còn tùy thói quen làm việc của đội bạn.
Khi nào doanh nghiệp cần digital workplace
Email và tài liệu gắn với tài khoản cá nhân
Nhân viên dùng Gmail miễn phí hoặc Zalo cá nhân để trao đổi công việc. Khi họ nghỉ, công ty mất cả thư từ lẫn tệp.
Tệp gửi đi gửi lại nhiều phiên bản
Cùng một báo cáo có bản cuối, bản cuối sửa, bản cuối final. Không ai chắc bản nào đang đúng.
Làm việc từ xa hoặc nhiều chi nhánh
Đội ngũ ở nhiều nơi cần họp trực tuyến, chia sẻ tài liệu và theo dõi công việc trên cùng một chỗ.
Chưa kiểm soát quyền truy cập
Ai cũng xem được thư mục chung, hoặc ngược lại người cần lại không có quyền. Bạn muốn xác thực hai lớp và thu hồi quyền khi có người nghỉ.
Phạm vi công việc digital workplace
Tư vấn chọn nền tảng
So sánh ba nền tảng theo thói quen làm việc, ứng dụng đang dùng, số người và yêu cầu bảo mật, rồi đề xuất một phương án.
Email theo tên miền công ty
Cấu hình tên miền, bản ghi DNS, hộp thư cá nhân, nhóm thư chung và chuyển thư từ hệ thống cũ.
Chat, họp và lịch
Dựng nhóm theo phòng ban hoặc dự án, lịch dùng chung và quy tắc họp trực tuyến để thông tin công việc không nằm rải rác.
Kho tài liệu và intranet
Thiết kế cấu trúc thư mục dùng chung, quy tắc đặt tên, phân quyền và trang thông tin nội bộ cho quy định, biểu mẫu.
Quản lý công việc
Thiết lập bảng công việc, mẫu giao việc và phê duyệt đơn giản bằng chức năng của nền tảng, hoặc kết nối tự động hóa khi cần.
Bảo mật và phân quyền
Xác thực nhiều lớp, vai trò quản trị, chính sách chia sẻ ra ngoài và quy trình thu hồi tài khoản khi nhân viên nghỉ việc.
Không bao gồm
- Bản quyền nền tảng, mua từ nhà cung cấp hoặc đại lý được ủy quyền và tính riêng
- Thiết bị đầu cuối như máy tính, điện thoại, thiết bị mạng
- Viết lại các phần mềm nghiệp vụ đang dùng của công ty
Quy trình triển khai digital workplace
Đánh giá cách làm việc hiện tại
KDIGI hỏi nhân viên đang trao đổi, lưu tệp và giao việc bằng công cụ nào, ai cần truy cập gì, và dữ liệu nào cần chuyển sang.
Bàn giaoBản đánh giá nhu cầuChọn nền tảng
Bạn nhận bản so sánh bám vào nhu cầu đã khảo sát, nêu rõ điểm mạnh, điểm hạn chế và chi phí bản quyền ước tính từ nhà cung cấp.
Bàn giaoĐề xuất nền tảngThiết kế cấu trúc và phân quyền
Nhóm, thư mục, vai trò quản trị và quy tắc chia sẻ được vẽ ra, để bạn duyệt trước khi cấu hình trên hệ thống thật.
Bàn giaoSơ đồ tổ chức tài khoảnCấu hình và chuyển dữ liệu
KDIGI tạo tài khoản, cài bảo mật nền, chuyển email, danh bạ, lịch và tệp từ nơi cũ, thử với một nhóm nhỏ trước khi chuyển tất cả.
Bàn giaoHệ thống đã cấu hìnhĐào tạo nhân viên
Các buổi hướng dẫn theo nhóm việc kèm tài liệu ngắn, người quản trị nội bộ được học thêm cách thêm bớt tài khoản.
Bàn giaoTài liệu và buổi đào tạoVận hành ổn định
Sau chuyển đổi, KDIGI xử lý các vướng mắc phát sinh, chỉnh quy tắc theo phản hồi và rà soát bảo mật sau một thời gian sử dụng.
Bàn giaoBáo cáo rà soát
Chọn nền tảng theo nhu cầu
Cả ba đều đáp ứng nhu cầu cơ bản. Khác biệt nằm ở thói quen làm việc, nên bạn nên thử trước khi chốt.
Microsoft 365 hợp khi
- Nhân viên dùng nhiều Word, Excel, PowerPoint trên máy tính
- Có tệp Excel phức tạp hoặc phần mềm gắn với Windows
- Cần quản lý thiết bị và chính sách theo chuẩn doanh nghiệp
Google Workspace hợp khi
- Đội làm việc chủ yếu trên trình duyệt và cần cùng sửa một tài liệu
- Nhân viên đã quen Gmail, Google Drive và Google Meet
- Muốn thiết lập nhanh với ít thao tác quản trị
Lark Suite hợp khi
- Muốn chat, tài liệu, bảng dữ liệu, phê duyệt và chấm công trong một ứng dụng
- Cần quy trình phê duyệt và bảng theo dõi tùy biến mà ít lập trình
- Chấp nhận điều kiện dữ liệu và quản trị của nhà cung cấp sau khi xem xét
Vì sao chọn KDIGI cho digital workplace
Tư vấn không thiên vị nền tảng
KDIGI triển khai cả ba nền tảng, nên đề xuất dựa vào nhu cầu của bạn chứ không nghiêng về một hãng nào.
Nắm cả tên miền và bảo mật
Email và tài khoản gắn với tên miền, DNS và bảo mật. KDIGI xử lý các phần này cùng lúc nên bạn khỏi làm việc với nhiều bên.
Nối được với phần mềm khác
Khi cần, KDIGI kết nối nền tảng với CRM, form website hoặc tự động hóa, để dữ liệu không nằm riêng từng ứng dụng.
Câu hỏi thường gặp về digital workplace
Chưa thấy câu trả lời bạn cần?
Gửi câu hỏi của bạn, KDIGI sẽ trả lời qua điện thoại hoặc email.
Gửi câu hỏiChi phí bản quyền digital workplace tính thế nào?
Bản quyền thường tính theo người dùng và theo gói, mua từ nhà cung cấp hoặc đại lý được ủy quyền. Giá và gói do nhà cung cấp quyết định, có thể thay đổi, nên KDIGI không niêm yết lại. Bạn nhận phần ước tính cùng đề xuất gói trong báo giá triển khai.
Nên chọn Microsoft 365, Google Workspace hay Lark Suite?
Hãy xem đội bạn đã quen công cụ nào, có cần ứng dụng Office trên máy tính, cần phê duyệt và bảng dữ liệu tích hợp hay không, và yêu cầu bảo mật của bạn. KDIGI so sánh ba nền tảng theo từng điểm này và đề nghị bạn dùng thử trước khi quyết định.
Thời gian chuyển đổi mất bao lâu và có gián đoạn không?
Thường vài tuần, tùy số tài khoản và dung lượng thư, tệp. Email được chuyển theo từng nhóm, thư đến vẫn nhận được trong lúc chuyển nhờ cấu hình DNS đúng thời điểm. Bạn nên báo trước cho nhân viên và đối tác về ngày đổi cách đăng nhập.
Dữ liệu và thư cũ của tôi có mang sang được không?
Được trong hầu hết trường hợp. Email, lịch, danh bạ và tệp đều có công cụ chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ như cPanel, Gmail hay nền tảng khác. KDIGI kiểm tra dung lượng, định dạng và các thư mục đặc biệt trước, rồi báo phần nào không chuyển được.
Bảo mật dữ liệu công ty trên các nền tảng này ra sao?
Các nền tảng đều có xác thực hai lớp, phân quyền và nhật ký hoạt động, nhưng chỉ có tác dụng khi được bật và cấu hình đúng. KDIGI cài bộ thiết lập bảo mật nền, rà soát chia sẻ ra bên ngoài và hướng dẫn quản trị viên nội bộ duy trì.
Sau triển khai ai hỗ trợ nhân viên khi có sự cố?
Sự cố của nền tảng do nhà cung cấp xử lý. Các vướng mắc về cấu hình, tài khoản, phân quyền hay cách dùng thuộc phạm vi hỗ trợ trong hợp đồng với KDIGI. Nên có một quản trị viên nội bộ để xử lý việc nhỏ hằng ngày và chuyển các vấn đề khó cho KDIGI.
Dịch vụ và giải pháp liên quan
Nền tảng làm việc số
Microsoft 365
Nền tảng làm việc số
Google Workspace
Nền tảng làm việc số
Lark Suite
Hạ tầng & bảo mật
Bảo mật hệ thống
Cập nhật
Gửi yêu cầu cho KDIGI
Cho KDIGI biết bạn cần gì. Đội ngũ sẽ liên hệ lại để trao đổi chi tiết.